ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ A SOUKROMÍ

 

  1.       Kdo zpracovává osobní údaje dítěte, rodičů či zákonných zástupců dítěte?

    Spolek rodičů a přátel ZŠ Montessori Liberec, se sídlem 5.května 64/49, Liberec, 460 01, IČ 03523861, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem pod sp.zn L 9305/KSUL (dále jen „Spolek“), je správcem osobních údajů členů Spolku, tj. zejména rodičů či zákonných zástupců dítěte, které navštěvuje základní školní docházku v Základní škole Liberec, ul. 5.května (dále jen „Škola“), a samotného dítěte (dále jen souhrnně „osobní údaje“). Osobní údaje Spolek zpracovává v rámci těchto Zásad ochrany osobních údajů a soukromí (dále jen „Zásady “).

    Spolek zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“ nebo „GDPR“), a v souladu s dalšími právními předpisy, které se na zpracování osobních údajů při činnosti Spolku ještě vztahují.

  1.   Jaké osobní údaje dítěte, rodičů či zákonných zástupců dítěte Spolek zpracovává?

Spolek zpracovává pouze osobní údaje, které obsahuje Smlouva o členství, a dále které jsou nutné k tomu, aby Spolek mohl vyvíjet činnost v souladu se Stanovami, které jsou přístupné ve Sbírce listin Spolkového rejstříku vedeného Krajským soudem v Ústí nad Labem pod sp.zn. L 9305, a na montespolek.cz (dále jen „Stanovy“), tedy zejména za účelem organizace a podpory vzdělávacích aktivit a projektů založených na metodě Montessori, včetně podpory komunitního života v místě působení Spolku.

 

Jedná se zejména o tyto osobní údaje:  

  1. a)   Jméno a příjmení rodičů či zákonných zástupců dítěte
  2. b)   Bydliště rodičů či zákonných zástupců dítěte
  3. c)   Datum narození rodičů či zákonných zástupců dítěte
  4. d)   Jméno a příjmení dítěte
  5. e)   Datum narození dítěte
  6. f)    Kontaktní údaje rodičů či zákonných zástupců dítěte
  7. g)   Identifikace bankovního účtu rodičů či zákonných zástupců

 

Pro účely konkrétních akcí, zajišťovaných spolkem se může jednat ještě o:

  1. a)   Zdravotní stav konkrétního dítěte (např. léky, alergie, stravovací potřeby)
  2. b)   Zdravotní pojišťovna, u které je dítě pojištěno
  3. c)   Rodné číslo
  4.   Jaký je právní základ zpracování osobních údajů ?

Právním základem zpracování osobních údajů je skutečnost, že:

  1. takové zpracování je nezbytné pro plnění Smlouvy o členství mezi rodičem nebo zákonným zástupcem dítěte a Spolkem jako správcem nebo pro provedení opatření správcem před uzavřením takové smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení;
  2. zpracování je nezbytné pro splnění právních povinností, které se na správce vztahují, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení, a to konkrétně zejména pro plnění dalších povinností uložených správci dalšími obecně závaznými právními předpisy, zejména zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, a zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví;
  3. zpracování je nezbytné pro oprávněný zájem správce ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, a to konkrétně spočívající v:
  4. a) vyřizování dotazů, stížností či požadavků členů Spolku;

b)rozvoji a podpoře činnosti správce pro účely podávání žádostí o příspěvky nebo granty;

  1. ke  zpracování udělil souhlas subjekt osobních údajů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení, a to konkrétně:
  1. souhlas s uveřejněním fotografie v listinných nebo elektronických médiích správce a/nebo na webové stránce správce montespolek.cz  či formou odkazů na profilu správce na webové stránce společnosti Facebook Ireland Limited www.facebook.com.

Fotografie jsou zveřejňovány bez uvedení jména, příjmení nebo jiných identifikaci umožňujích označení, účelem je propagace Školy a Spolku a plnění povinností (např. zprávy pro dotační programy  a granty).

Správce osobní údaje zpracovává manuálně prostřednictvím svých zaměstnanců, svých členů a popř. externích spolupracovníků  – účetní, daňový poradce. Při zpracování osobních údajů nedochází k použití osobních údajů k rozhodování čistě na bázi automatizovaného zpracování, ani profilování.

 

  1.      Kdo má přístup k osobním údajům dítěte, rodičů či zákonných zástupců dítěte?

Spolek chrání a zajišťuje bezpečnost osobních údajů dítěte, rodičů či zákonných zástupců dítěte.

Přístup k těmto osobním údajům má:

–          Výbor Spolku v úplném rozsahu  

–          účetní a kontrolní komise Spolku v úplném rozsahu   

 

Správce může Vaše osobní údaje v odůvodněných případech a pouze v nezbytném rozsahu předávat následujícím kategoriím příjemců:

–          pedagogičtí pracovníci (členové Spolku) programu Montessori Školy v rozsahu dle zajišťované akce.

 

Všichni, kdo mají přístup k osobním údajům pro potřeby Spolku a Školy je zpracovávají, podepisují závazek mlčenlivosti a s údaji nakládají tak, aby nedošlo k jejich zneužití, poškození či zničení.

  1.   Jak dlouho osobní údaje dítěte, rodičů, či zákonných zástupců dítěte Spolek zpracovává?

Spolek zpracovává osobní údaje dítěte, rodičů či zákonných zástupců dítěte po celou dobu trvání členství rodiče nebo zákonného zástupce ve Spolku a následně na základě uděleného souhlasu po dobu uvedenou v souhlasu, a nebo do případného odvolání takového souhlasu. Ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro splnění všech povinností Spolku, vyplývajících z obecně závazných právních předpisů, je Spolek oprávněn zpracovávat i bez ohledu na souhlas subjektu osobních údajů, a to po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi, a tedy i případně bez ohledu na odvolání uděleného souhlasu se zpracováním.       

Po uplynutí této doby správce osobní údaje zlikviduje, ledaže mu ukládá obecně závazný právní předpis archivovat osobní údaje po předepsanou dobu.

  1.   Jak jsou osobní údaje dítěte, rodičů či zákonných zástupců dítěte zabezpečeny?

Spolek chrání poskytnuté osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického rozvoje. Spolek a Škola využívají  služeb

G Suite for Education od společnosti Google, Inc. pro digitální uchovávání dokumentů a elektronickou  komunikaci v doméně www.montespolek.cz a konvenční řešení, jako je např. uložení listinných dokumentů v běžně nepřístupných a uzamykatelných místnostech, do kterých mají přístup pouze osoby oprávněné k zacházení s osobními údaji.  

   

  1.   Jak a kdy může subjekt osobních údajů svůj souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat?

Pokud jde o dobrovolně udělený souhlas se zpracováním osobních údajů nad rámec plnění zákonných povinností Spolkem nebo Školou,  souhlas může být kdykoli odvolán, a to písemně doručením této žádosti Spolku na adresu: Spolek rodičů a přátel ZŠ Montessori Liberec, 5. května 64/49, Liberec I-Staré Město, 460 01. 

.

Případné odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů však nemá účinky na zpracování, které proběhlo před odvoláním souhlasu, ani na jeho zákonnost.

 

  1.   Jaká práva má subjekt osobních údajů v souvislosti s ochranou osobních údajů?

Ve vztahu k osobním údajům dítěte, rodičů či zákonných zástupců dítěte jde zejména o následující práva:

  •       – právo na přístup k osobním údajům – rodič nebo zákonný zástupce může správce požádat o přístup k osobním údajům, které zpracovává, a o poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů (nebudou-li nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob);

 

  •  – právo osobní údaje opravit či doplnit – rodič nebo zákonný zástupce může správce požádat o opravu nepřesných nebo doplnění nekompletních osobních údajů

 

  •    – právo na výmaz osobních údajů v určitých případech (včetně práva být „zapomenut“) – rodič nebo zákonný zástupce může správce požádat, aby vymazal osobní údaje, zejména pokud dojde k některé z následujících situací:
  1.      osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
  2.      došlo k odvolání souhlasu, na jehož základě byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování;
  3.      osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
  4.      osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské Unie nebo členského státu, které se na nás jakožto správce vztahuje;
  • právo na omezení zpracování – rodič nebo zákonný zástupce může správce požádat, aby omezil zpracování osobních údajů, pokud dojde k některé z následujících situací:
  1.      došlo k popření přesnosti osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
  2.      zpracování osobních údajů je protiprávní, ale namísto výmazu osobních údajů podal rodič nebo zákonný zástupce žádost o omezení jejich použití;
  3.      správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale rodič nebo zákonný zástupce je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  4.      rodič nebo zákonný zástupce vznesl námitku proti zpracování osobních údajů podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody rodiče nebo zákonného zástupce.
  •        – právo na přenositelnost údajů – v případech zpracování osobních údajů založených na souhlasu nebo smlouvě a zpracovávaných automatizovaně má rodič nebo zákonný zástupce právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které správci poskytl, a právo předat tyto údaje jinému správci, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.;
  •        – právo na odvolání souhlasu – pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu, má rodič nebo zákonný zástupce právo souhlas se zpracováním osobních údajů pro účel, pro který je správci udělil, kdykoliv odvolat, a to s účinky do budoucna;
  •         – právo vznést námitku – rodič nebo zákonný zástupce může vůči správci kdykoliv vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů prováděném na základě oprávněného zájmu správce;
  •       – právo být informován – rodič nebo zákonný zástupce má právo být správcem informován v případě, že nastalo porušení zabezpečení osobních údajů, kdy je pravděpodobné, že tento případ bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob.;
  •         – právo podat stížnost – viz část 10 níže.
  1.   Jak můžete Spolek v otázkách zpracování a ochrany osobních údajů kontaktovat?

V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů či odvolání souhlasu s dalším zpracováním osobních údajů je možné Spolek kontaktovat na e-mailové adrese spolekmontessoriliberec@gmail.com  či písemně na adrese Spolek rodičů a přátel ZŠ Montessori Liberec, 5. května 64/49, Liberec I-Staré Město, 460 01.

  1.   Jaké jsou nápravné prostředky v případě porušení práv souvisejících se zpracováním osobních údajů?

    V případě porušení práv spojených se zpracováním osobních údajů dítěte, rodičů či zákonných zástupců dítěte, může daný subjekt osobních údajů podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz). Za účelem co nejrychlejšího a nejsnazšího vyřešení všech záležitostí týkajících se soukromí doporučuje Spolek předtím, než se subjekt osobních údajů obrátí na úřady, nejprve poslat veškeré stížnosti či dotazy Spolku na výše uvedenou adresu.